Buiten een evenement organiseren

De zomer staat weer voor de deur en de huidige coronacijfers geven goede hoop. Het zou goed kunnen dat we over een aantal maanden weer op een festival kunnen staan. Misschien dat jij wel die ene organisator bent die staat te springen om eindelijk weer wat leuks te mogen organiseren. Wat zijn de eerste stappen voor organiseren van een buitenevenement?

Regeltjes

Nederland is een land van de regeltjes, soms zoveel dat je er gek van wordt. Als je een evenement organiseert op een buitenlocatie dien je een vergunning aan te vragen. Doe dit ver van te voren, want in sommige gemeentes moet je dit meer dan een jaar van te voren aanvragen. Een uitzondering op de regel is een evenement van minder dan honderd personen. Hiervan dient maximaal twee weken van te voren een melding gedaan te worden.

Voor de regels omtrent evenementen gelden in elke gemeente weer andere regels. Ook de prijzen voor vergunningaanvraag verschillen per gemeente. Zo betaal je in Haarlem meer dan tweehonderd euro voor de goedkoopste vergunning, terwijl dit in Alkmaar minder dan drie tientjes is.

Plan

Voor de aanvraag van een vergunning heb je een plan nodig die je moet inleveren bij de gemeente. Zij zullen dit plan doornemen en bekritiseren, waarna ze bepalen of het aan alle eisen voldoet. In dit plan dien je bijvoorbeeld op te nemen wat voor veiligheidsmaatregelen je treft, of hoeveel verkeer stil zal komen te liggen door het evenement. Als dit allen in orde is, wordt het evenement gecategoriseerd.

Categorieën

Op basis van de risico’s dat een evenement met zich meebrengt, wordt het gecategoriseerd. Hierin heb je drie categorieën: A, B en C. Een A-evenement brengt minimale risico’s met zich mee en zal oplopen tot niet meer dan 10.000 bezoekers. Een B-evenement heeft al een stuk meer invloed op de omgeving en een C-evenement kan oplopen tot honderdduizenden bezoekers. Hierover worden alle veiligheidsregio’s van de provincie ingelicht, mocht er wat gebeuren.

Als het plan erdoor is en de aanvraag compleet is, krijg je als organisator een vergunning. Hiermee wordt je automatisch meegenomen in de (lokale) evenementenkalender. Het is belangrijk om op tijd te beginnen en je goed in te lezen over de gemeente waar je het evenement houdt.

Een handige vervolgstap is het afsluiten van samenwerkingen. Waar ga je een vuilcontainer huren? Wie laat je het podium bouwen? Allerlei belangrijke punten die je maar beter snel kan regelen, voordat alles en iedereen al is volgeboekt. Onderschat het proces van een evenement organiseren niet, zeker als je daarvoor zelf alles moet aanvragen. Ondanks al het geregel zullen alle lachende gezichten op de dag van het evenement alles goedmakenz, dat is een feit. 

Anderen lazen ook: